Закон 54-ФЗ в обязательном порядке требует использовать фискальный накопитель (ФН) при работе с онлайн-кассой. ФН – это память кассы. Он хранит информацию в зашифрованном виде о каждой продаже, обрабатывает ее и передает в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).
Фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия и ограниченный объем памяти, поэтому периодически устройство меняют. Звучит просто, но есть нюанс – действовать надо заранее. Как только ФН перестанет работать, не будет работать и касса, и у вашего бизнеса появятся проблемы. Ведь замена ФН всегда сопровождается процессом перерегистрации ККТ.
Давайте разберемся, в каких случаях и как правильно менять ФН.
Причины замены и перерегистрации фискального накопителя
Итак, перечислим возможные причины замены ФН:
- Истек срок службы ФН. Срок работы ФН всегда ограничен по времени – 13, 15 или 36 месяцев. Срок службы вашего ФН указан в паспорте устройства (выдается при покупке). Также его должен сообщить продавец кассы или компания, которая проводила регистрацию кассы в ФНС.
- Переполнена память ФН. Память ФН рассчитана на определенное количество фискальных документов и зависит от срока службы. Она может закончиться раньше даты завершения работы ФН, поэтому существует вероятность замены устройства раньше срока.
- Изменились данные владельца (ИНН). Если вы открываете новое юрлицо (новую фирму) и хотите оставить старую ККТ, придется проводить замену ФН.
- Ошибка при регистрации ККТ. Если проводите регистрацию самостоятельно, следите внимательно за тем, какие данные вы вводите. Старайтесь не допустить ошибку в поле ИНН. Иначе вам придется заново купить новый накопитель и перерегистрировать кассу.
- Заводской брак. В этом случае необходимо обратиться к производителю ФН, чтобы провести экспертизу и сохранить данные с нерабочего ФН.
- Поломка ФН. ФН сломался физически и перестал работать (сгорел, залит соком, на него что-то упало и т. д.).
Как правило, главными причинами являются первые два пункта.